El secreto del éxito es…¡Planificación!

¿Sabías que Mariah Carey se viraliza en noviembre para dar inicio a la navidad? Yo no tenía ni idea, tampoco sabía que la canción tenía 29 años… y que cada año por estas fechas hace algo viral, este año, le ha tocado “descongelarse”, ¡yo sí que me he quedado de hielo!, cada vez empezamos antes…

Más allá de cuándo comienza la navidad para cada uno, la realidad es que noviembre es el mes óptimo para planificar el año siguiente. Sobre todo si no quieres quedarte “congelada” durante todo el año.

Yo llevo unos días de lectura frenética, de depurar mi propio sistema de planificación y ver cómo trabajar mejor, sin necesidad de trabajar más.

En ese “aprendizaje continuo” en el que estoy constantemente, he descubierto varias cosas que quizás te ayuden en tu propia planificación:

Menos es más: esto es obvio, pero es así, si tu planificación tiene demasiados objetivos, desgranarlos resultará abrumador y a la hora de definir las tareas te saldrá una lista enorme que te asustará solo con verla. Consejos:

Reduce a 3 objetivos por trimestre

Reduce a 10 tareas por semana

No te olvides de ti, es decir, ten objetivos profesionales y personales

Ten un sistema de productividad personal: esta también es evidente, pero no la ponemos en práctica nunca. Te dejo el sistema que yo aplico en mis consultorías y que nos ha dado resultado con todas, independientemente de su situación.

Analiza en qué se te va el tiempo. Aunque no lo creas, cuando cronometras el tiempo que dedicas a cada cosa, o anotas en que te paras cada vez, entiendes que no es que no tienes tiempo, sino que tienes fugas que se pueden reconducir

Llamadas e interrupciones constantes de clientes: Define un horario para contestarles, no hay nada que no pueda esperar un par de horas

Ladrones de tiempo: RRSS, define un bloque de tiempo para consultarlas, si es tema laboral, si es personal, resérvalo para el tiempo de ocio

Agrupa tareas similares, y calcula cuánto tiempo deberías dedicarle a la semana o al mes a esas tareas homogéneas (facturas, finanzas, gestión de RRSS, producción de productos y servicios, acción comercial…)

Ahora que ya tienes una “foto” de tu situación, coge un calendario, anota tus horarios inamovibles (los que necesitan conciliación), identifica de tus tareas recurrentes, cuáles son diarias y cuáles semanales y organízalas dejando “espacios” para imprevistos de verdad.

Sé rigurosa con este horario y sobre todo busca tiempos para ti, si tú estás bien, tu negocio estará mejor.

Ten un documento de control SIMPLE: ya sabemos que menos es más, pero cuando planificamos tendemos a enredarnos mucho y así es complicado dar seguimiento o el otro vicio es la parálisis por análisis, planificamos y replanificamos, en digital, en papel, en una agenda… y le damos mil vueltas, porque pensamos que ningún proceso es suficientemente bueno. El mejor es el que te lleva a hacer cosas, así que póntelo fácil, si puedes reducirlo a un único documento, hazlo. No necesitas mucho, una hoja debería ser suficiente

Objetivo macro anual

Objetivo trimestral

Áreas de impacto o proyectos

Tareas para cada área o proyecto

Identificador de seguimiento

Una vez planteado, establece las 10 tareas que harás por semana

Quizá, llegado a este punto, estés pensando… sí, sí… más de lo mismo, eso ya lo he intentado y no funciona. Yo sé por qué no funciona

No tienes claro tus objetivos o sí, pero son demasiado amplios

No tienes bien definidas las áreas de impacto de tu negocio ni sus procesos

Te mueves en piloto automático y cómo las cosas funcionan, absorben todo tu tiempo y no te dan respiro para poder planificar

Vendes a todo el mundo o si tienes un nicho, te estás adaptando constantemente a sus necesidades, lo cual hace que estés redefiniendo tu modelo constantemente y no da margen a la planificación

O la más simple… no sabes por dónde empezar.