Sal de la carrera de la rata

 ¿Cambias tiempo por dinero? Entonces deberías leer sobre el cuadrante del flujo del dinero. 

Te lo resumo en dos líneas: 

Si estás en el lado izquierdo del cuadrante (da igual cuánto ganes), cambias tiempo por dinero, es decir, o cobras un salario o tienes un negocio que gestionas tú directamente. 

Si estás en el lado derecho, tienes sistemas que producen dinero por ti, ¡enhorabuena!, has alcanzado la libertad financiera. 

Así que si estás entre el 97% de la población que está en el lado tiempo/dinero, deberías empezar a pensar… ¿Cuánto tiempo quieres seguir ahí? 

Te veo… estás pensando, ¡yo no puedo!

Tienes razón, si lo crees no podrás. 

En mi caso estoy totalmente decidida a cambiar de cuadrante en menos de 2 años. Llevo 3 años haciendo todo lo necesario y de momento voy cumpliendo mis objetivos, así que, previsiblemente, en 2 años os contaré qué tal se está en el otro lado. 

De momento, cómo yo solo explico aquello que he vivido en primera persona, te contaré cuál es el primer paso para cambiar de bando: Crear sistemas

Los sistemas son conjuntos de procesos documentados. Esto que suena a aburrimiento total (un poco sí) es tu pasaporte a la independencia. 

Lo primero que debes hacer, es identificar qué áreas de negocio tienes. Si no sabes cuáles son, piensa… Si tu empresa tuviera la estructura que necesitas… ¿Cuál sería su organigrama? Dibújalo, aunque en cada área pongas tu nombre. 

Señala cuáles serían los departamentos y en cada uno cuáles serían las áreas imprescindibles en las que se dividen. 

Ahora ya tienes tus sistemas definidos. 

Dentro de cada sistema, identifica el proceso o el conjunto de procesos que debe realizarse en cada área. 

Por ejemplo: 

Departamento -> Dirección | Áreas -> Estratégica / Financiera 

Procesos -> Área estratégica: 

• Tareas
  • Establecer la estrategia anual
  • Definir el DAFO
  • Revisar la misión – visión
  • Revisar la toma de decisiones
  • Procesos -> Área estratégica: 

Procesos -> Área financiera: 

• Tareas
  • Análisis financiero
  • Políticas de precios
  • Estrategias financieras
  • Presupuestos
  • Facturación

Cuando tengas todas las áreas identificadas, piensa… ¿Cómo haces las cosas? 

Este ejercicio te ayudará a: 

1. Saber si estás duplicando trabajo, créeme, sucede muchísimo, revisa qué haces con tus redes, si estás generando contenido para cada una, posiblemente estés haciendo el trabajo 2 veces y si crees que la solución está en compartir lo mismo en cada una, también es un error. Lo ideal es tener un contenido Macro que puedas adaptar a cada uno de tus canales y así simplificar el proceso de gestión de tus redes, maximizando la eficiencia de cada una.
2. Saber si hay una mejor manera de hacerlo. Cuando tenía el coworking al principio hacía las facturas en un excel y con una plantilla de word, al principio que eran pocas, tardaba una hora, pero pasado 1 año, invertía más de un día hacerlo, solución: un programa de gestión que me permitía automatizar el proceso, las facturas recurrentes se generaban y enviaban solas… y no solo eso, los gastos que no estaban registrados en ninguna parte, también los automaticé, así que gane tiempo y ahora puedo hacer análisis financieros, lo que me ayuda a generar más dinero
3. Saber qué se puede delegar. No, no tienes que hacerlo todo tú. Te escucho otra vez… ¡No tengo dinero! (Ni tingi diniri…), pero no eres consciente de que el tiempo que inviertes en hacerlo tú, o en formarte para hacerlo tú, no estás haciendo lo que realmente tienes que hacer: Sistematizar y gestionar. Prueba plataformas de freelancer, hay muchos profesionales que pueden ayudarte en eso que tienes atascado, por muchísimo menos de lo que crees. 
4. Saber dónde están los cuellos de botella. Seguramente en el punto anterior… 

 Una vez que tengas claros los sistemas de tu negocio y que sepas cuáles se pueden automatizar, delegar y/o optimizar, procede a documentarlos. 

Antes era tedioso, pero ahora, con todas las herramientas digitales, lo único que tienes que hacer es grabar la pantalla o grabar el proceso con el móvil. ¡Fácil!

Cuando tengas todo documentado conseguirás varias cosas: 

1. Ganar tiempo
2. Si revisas los vídeos, verás si se puede hacer mejor, solemos tener «vicios» de los que no somos conscientes y revisando los vídeos, los identificarás y te ayudarán a depurar el proceso. 
3. Optimizar, revisando, verás si hay una manera mejor o más rápida de hacer lo que haces
4. Favorecer la transferencia de conocimiento, si está todo documentado, puedes contratar a una asistente virtual que te ayude (¿recuerdas las webs de freelance de las que hablábamos?) y no perder el tiempo en enseñar a esa persona, solo tienes que darle acceso a los vídeos y que te quite trabajo repetitivo y así tú podrás dedicarte a gestionar
5. Si necesitas un comercial o una persona de marketing, podrás hacer lo mismo, y así esa persona entenderá a la primera lo que necesitas y podrá ayudarte a conseguir más clientes
6. Si todo lo anterior sucede, la consecuencia directa es: más dinero

Si estás empezando te recomiendo que sistematices desde el principio, si ya llevas años será más laborioso, pero no imposible. 

Identifica las áreas, es lo más importante y empieza de más importante a menos. Es decir, empieza por los procesos productivos, aquellos que pueden generar más ventas si se optimizan y por aquellos que te llevan mucho tiempo y que sí automatizas serán un cambio sustancial en la eficiencia de tu negocio.